Reisekosten-Pauschalen 2026: Verpflegung, Kilometergeld, Übernachtung

Wann es die Verpflegungspauschale gibt

Die Pauschalen stehen Dir zu, wenn Du beruflich außerhalb Deiner Wohnung und Deiner ersten Tätigkeitsstätte unterwegs bist (§ 9 Abs. 4a EStG). Gezählt wird die Abwesenheit von beidem. Bei mehrtägigen Reisen gibt es für An- und Abreisetag unabhängig von der Stundenzahl je 14 €, für jeden Tag dazwischen 28 €. Eintägige Termine bringen 14 €, wenn Du mehr als 8 Stunden weg bist; bis 8 Stunden gibt es nichts.

An derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte ist der Abzug auf die ersten drei Monate begrenzt. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen lässt die Frist neu beginnen.

Kürzung bei gestellten Mahlzeiten

Bucht der Arbeitgeber das Hotel mit Frühstück oder lädt er zum Essen ein, wird die Pauschale gekürzt: um 20 % von 28 € für ein Frühstück und um je 40 % für Mittag- und Abendessen. Die drei Tage von oben mit zwei Hotelfrühstücken ergeben 56,00 € − 2 × 5,60 € = 44,80 €. Bei einer fünftägigen Schulung mit Frühstück und Abendessen bleiben nur 44,80 € übrig.

Zahlst Du für die Mahlzeit selbst etwas, mindert das den Kürzungsbetrag. Erstattet der Arbeitgeber die Pauschalen steuerfrei (§ 3 Nr. 16 EStG), kannst Du sie nicht zusätzlich als Werbungskosten abziehen – zahlt er weniger, nur die Differenz.

Kilometergeld auf Dienstreisen

Für berufliche Fahrten außerhalb des Arbeitswegs gilt die höchste Wegstreckenentschädigung des Bundesreisekostengesetzes: 0,30 € je Kilometer mit dem Pkw, 0,20 € mit anderen motorbetriebenen Fahrzeugen wie dem Motorrad. Anders als bei der Pendlerpauschale zählt jeder gefahrene Kilometer, also Hin- und Rückweg. Zum Kunden in 250 km Entfernung und zurück sind das 500 km × 0,30 € = 150,00 €.

Für den täglichen Weg zur ersten Tätigkeitsstätte gilt stattdessen die Pendlerpauschale mit 0,38 € je Kilometer der einfachen Strecke.

Übernachtungskosten

In der Steuererklärung zählen nur die tatsächlichen Übernachtungskosten laut Rechnung; ein enthaltenes Frühstück gehört zur Verpflegung, nicht zur Übernachtung. Die Pauschale von 20 € je Nacht im Inland ist allein für die steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber gedacht (R 9.7 Abs. 3 LStR). Sie ist ausgeschlossen, wenn der Arbeitgeber die Unterkunft stellt, und bei Übernachtung im Fahrzeug. Wer im Lkw oder einem anderen Fahrzeug des Arbeitgebers übernachtet, kann für die damit verbundenen Kosten pauschal 9 € je Kalendertag als Werbungskosten ansetzen, statt sie einzeln nachzuweisen.

Dauert eine Tätigkeit an derselben Stelle im Inland länger als 48 Monate, sind die Übernachtungskosten danach auf 1.000 € im Monat begrenzt.

Auslandsreisen

Für das Ausland legt das Bundesfinanzministerium Pauschalen je Land und teils je Stadt fest. Für 2026 gilt das BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025: Für Österreich sind es zum Beispiel 50 € bzw. 33 € Verpflegung und 117 € Übernachtung, für Bern 82 € bzw. 55 € und 195 €. Für Länder, die nicht in der Liste stehen, gelten die Beträge für Luxemburg. Die Mahlzeitenkürzung richtet sich nach der vollen Tagespauschale des jeweiligen Landes.