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Aufbewahrungsfristen-Tabelle 2026: Was Du wie lange aufheben musst
Unternehmen müssen Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse 10 Jahre, Buchungsbelege wie Rechnungen 8 Jahre und Geschäftsbriefe 6 Jahre aufbewahren (§ 147 AO, § 257 HGB). Die Frist beginnt immer mit dem Ende des Jahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Seit dem 1. Januar 2026 dürfen deshalb Bücher und Abschlüsse bis Jahrgang 2015, Belege bis 2017 und Geschäftsbriefe bis 2019 vernichtet werden – sofern keine Ausnahme greift.
Für Privatleute gibt es kaum Pflichten; die Tabelle am Ende nennt sinnvolle Empfehlungen.
- Bücher, Abschlüsse
- 10 Jahre
- Buchungsbelege, Rechnungen
- 8 Jahre (seit 2025)
- Geschäftsbriefe
- 6 Jahre
- Fristbeginn
- 31.12. des Entstehungsjahres
| Unterlage | Frist | Rechtsgrundlage | Hinweis |
|---|---|---|---|
| Bücher und Aufzeichnungen, z. B. Journal, Hauptbuch, Konten | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB | Frist ab Ende des Jahres der letzten Eintragung |
| Inventare, Eröffnungsbilanz, Jahresabschlüsse, Lageberichte | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB | Frist ab Ende des Jahres der Aufstellung; Abschlüsse nicht nur als Scan |
| Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, z. B. Verfahrensdokumentation | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB | soweit zum Verständnis der Bücher nötig |
| Zollunterlagen nach Art. 15 und 163 Zollkodex der Union | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4a AO | – |
| Buchungsbelege, z. B. Rechnungen, Quittungen, Kassenbelege, Kontoauszüge, Lohnabrechnungen | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB | bis Ende 2024: 10 Jahre |
| Rechnungen (Umsatzsteuer), ausgestellte und erhaltene | 8 Jahre | § 14b Abs. 1 UStG | Frist ab Ende des Jahres der Ausstellung |
| Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, z. B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Verträge | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 2 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 2 HGB | auch elektronisch empfangene Briefe |
| Kopien abgesandter Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 3 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 3 HGB | – |
| Sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO | – |
| Lohnkonto | 6 Jahre | § 41 Abs. 1 EStG | bis Ende des 6. Jahres nach der letzten eingetragenen Lohnzahlung |
| Lieferscheine, die kein Buchungsbeleg sind | keine feste Frist | § 147 Abs. 3 AO | bis die Rechnung empfangen oder versandt ist |
| Buchungsbelege von Banken, Versicherungen und Wertpapierinstituten | 10 Jahre | § 257 Abs. 4 HGB, Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO | keine Verkürzung auf 8 Jahre |
| Privatpersonen: Rechnung über Bau- oder Handwerkerleistungen am Grundstück | 2 Jahre | § 14b Abs. 1 UStG | oder Zahlungsbeleg bzw. andere beweiskräftige Unterlage |
| Privatpersonen mit Überschusseinkünften über 500.000 € im Jahr | 6 Jahre | § 147a AO | Belege zu Einnahmen und Werbungskosten; Schwelle ab 2027: 750.000 € |
Ob ein Dokument Buchungsbeleg, Geschäftsbrief oder sonstige Unterlage ist, hängt von seiner Funktion ab: Ein Vertrag, der eine Buchung begründet, ist Buchungsbeleg (8 Jahre). Im Zweifel gilt die längere Frist.
Buchungsbelege hervorgehoben: Ihre Frist sank zum 1. Januar 2025 von 10 auf 8 Jahre.
| Unterlage entstanden im Jahr | 10 Jahre: Bücher, Abschlüsse | 8 Jahre: Buchungsbelege, Rechnungen | 6 Jahre: Geschäftsbriefe, Lohnkonto |
|---|---|---|---|
| 2015 | 01.01.2026 | 01.01.2025 | 01.01.2022 |
| 2016 | 01.01.2027 | 01.01.2025 | 01.01.2023 |
| 2017 | 01.01.2028 | 01.01.2026 | 01.01.2024 |
| 2018 | 01.01.2029 | 01.01.2027 | 01.01.2025 |
| 2019 | 01.01.2030 | 01.01.2028 | 01.01.2026 |
| 2020 | 01.01.2031 | 01.01.2029 | 01.01.2027 |
| 2021 | 01.01.2032 | 01.01.2030 | 01.01.2028 |
| 2022 | 01.01.2033 | 01.01.2031 | 01.01.2029 |
| 2023 | 01.01.2034 | 01.01.2032 | 01.01.2030 |
| 2024 | 01.01.2035 | 01.01.2033 | 01.01.2031 |
| 2025 | 01.01.2036 | 01.01.2034 | 01.01.2032 |
| 2026 | 01.01.2037 | 01.01.2035 | 01.01.2033 |
Grün: darf heute schon vernichtet werden – vorausgesetzt, für die betroffenen Steuern läuft keine Festsetzungsfrist mehr (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Belege aus 2015 und 2016 waren durch die Übergangsregel ab dem 01.01.2025 frei. Für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute gilt bei Buchungsbelegen weiter die 10-Jahres-Spalte.
| Unterlage | Empfehlung | Begründung |
|---|---|---|
| Kaufbelege, Garantiekarten | mindestens 2 Jahre, bei längerer Garantie bis zu deren Ende | Mängelansprüche verjähren beim Kauf 2 Jahre nach Ablieferung (§ 438 BGB) |
| Handwerkerrechnungen am Haus oder in der Wohnung | Pflicht: 2 Jahre | Pflicht nach § 14b UStG; wegen der Mängelfrist von 5 Jahren für Bauwerke (§ 634a BGB) besser 5 Jahre |
| Kontoauszüge, Quittungen über bezahlte Rechnungen | 3 Jahre ab Jahresende | Nachweis der Zahlung, solange die Forderung noch nicht verjährt ist (§§ 195, 199 BGB) |
| Steuerbescheide und Belege zur Steuererklärung | mindestens bis der Bescheid nicht mehr geändert werden kann | Das Finanzamt kann Steuern in der Regel 4 Jahre lang festsetzen oder ändern (§ 169 AO) |
| Mietvertrag, Übergabeprotokoll, Kautionsnachweis | bis mindestens 6 Monate nach Auszug und bis die Kaution abgerechnet ist | Ersatzansprüche des Vermieters verjähren 6 Monate nach Rückgabe (§ 548 BGB) |
| Nebenkostenabrechnungen | 3 Jahre ab Jahresende | Nach- und Rückforderungen unterliegen der Regelverjährung |
| Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen, Arbeitszeugnisse, Nachweise zur Rentenversicherung | bis zum Rentenbescheid | Belege für Versicherungszeiten und Einkommen |
| Urteile, Vollstreckungsbescheide | 30 Jahre | Titulierte Forderungen verjähren erst nach 30 Jahren (§ 197 BGB) |
| Geburts- und Heiratsurkunden, Schul- und Abschlusszeugnisse, Grundbuchauszüge | dauerhaft | schwer oder nur gegen Gebühr wiederzubeschaffen |
Hervorgehoben: gesetzliche Pflicht. Alle übrigen Angaben sind Empfehlungen, die sich an Verjährungs- und Änderungsfristen orientieren.
Welche Frist für welche Unterlage gilt
Steuerrecht (§ 147 AO) und Handelsrecht (§ 257 HGB) verwenden dieselben drei Fristen. Aufbewahren muss, wer Bücher führen oder steuerliche Aufzeichnungen machen muss – Kaufleute ebenso wie Selbstständige und Freiberufler. Zehn Jahre gelten für alles, was die Buchführung selbst ausmacht: Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und die Unterlagen, die zum Verständnis nötig sind. Acht Jahre gelten für Buchungsbelege, also alles, was eine Buchung begründet. Sechs Jahre gelten für Geschäftsbriefe und sonstige steuerlich wichtige Unterlagen.
Elektronisch aufbewahren ist erlaubt, wenn die Datei mit dem Original übereinstimmt, jederzeit lesbar ist und maschinell ausgewertet werden kann (§ 147 Abs. 2 AO). Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz sind davon ausgenommen.
Seit 2025: acht statt zehn Jahre für Belege
Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz vom 23. Oktober 2024 sank die Frist für Buchungsbelege zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre, auch für Rechnungen nach dem Umsatzsteuergesetz. Die neue Frist gilt für alle Belege, deren alte Zehnjahresfrist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Deshalb wurden Belege aus 2015 und 2016 auf einen Schlag zum 1. Januar 2025 frei, Belege aus 2017 folgten am 1. Januar 2026.
Nicht verkürzt wurde die Frist für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute; sie bewahren Buchungsbelege weiter zehn Jahre auf. Bücher und Jahresabschlüsse bleiben für alle bei zehn Jahren.
So berechnest Du das Vernichtungsdatum
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Das Datum innerhalb des Jahres spielt keine Rolle.
vernichten ab = 1. Januar von (Entstehungsjahr + Frist + 1)
Beispiel: Eine Rechnung vom 10.02.2018 ist ein Buchungsbeleg. Die Frist läuft ab dem 01.01.2019 acht Jahre bis zum 31.12.2026. Vernichten darfst Du sie ab dem 01.01.2027.
Bei Jahresabschlüssen zählt das Jahr der Aufstellung, nicht das Geschäftsjahr: Der Abschluss für 2020, aufgestellt im Mai 2021, darf erst ab dem 01.01.2032 weg. Bei Büchern zählt die letzte Eintragung.
Wann Du länger aufbewahren musst
Die steuerliche Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für eine Steuer wichtig sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Praktisch heißt das: Läuft eine Betriebsprüfung, ein Einspruch oder ein Klageverfahren, oder ist ein Bescheid vorläufig, bleiben die betroffenen Unterlagen im Archiv.
Auch außerhalb des Steuerrechts kann es sinnvoll sein, Belege länger zu behalten – etwa so lange, wie Gewährleistungsansprüche oder Forderungen noch nicht verjährt sind. Die Fristen dafür zeigt die Verjährungsfristen-Tabelle.
Private Unterlagen: Was Du aufheben solltest
Privatleute sind nur in zwei Fällen gesetzlich verpflichtet: Rechnungen über Bau- und Handwerkerleistungen an einem Grundstück musst Du zwei Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 UStG). Und wer mehr als 500.000 € Überschusseinkünfte im Jahr hat, etwa aus Vermietung oder Kapitalvermögen, muss die zugehörigen Belege sechs Jahre aufheben (§ 147a AO); ab 2027 liegt die Schwelle bei 750.000 €.
Alles andere ist eine Frage der Vorsicht. Eine gute Faustregel: Heb Belege so lange auf, wie jemand noch Ansprüche gegen Dich oder Du gegen andere geltend machen kann. Die Empfehlungen in der letzten Tabelle folgen genau dieser Logik.
Häufige Fragen
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Welche Unterlagen darf ich 2026 vernichten?
Gilt die 8-Jahres-Frist auch für Kontoauszüge?
Darf ich Papierbelege einscannen und wegwerfen?
Wie lange sollte ich private Kontoauszüge aufheben?
Quellen
- AO § 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
- HGB § 257 Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen
- EGAO Art. 97 § 19a Aufbewahrungsfristen (Übergangsregel)
- UStG § 14b Aufbewahrung von Rechnungen
- AO § 147a Aufbewahrungspflichten bestimmter Steuerpflichtiger
- BGBl. 2024 I Nr. 323: Viertes Bürokratieentlastungsgesetz